Hoe zet je een nieuw jonge ambtenarennetwerk op?

1. Onderzoek de behoefte in je organisatie

Wat willen de jonge ambtenaren binnen jouw organisatie? Een klankbord vormen richting het management? Vrijdag samen borrelen om hun netwerk op te bouwen? Vraag het ze.

2. Bepaal het doel en doelgroep

Gebaseerd op de behoefte vorm je een doel voor je netwerk: verjonging, uitwisseling, inspiratie, etc. Bepaal daarbij wie je doelgroep wordt. Voor de meeste JAN's is dit ambtenaren t/m 35 jaar. Maar er zijn ook JAN's 'voor iedereen die jong is of zich jong voelt’.

Vervolgens kijk je hoe je jouw netwerk wil organiseren binnen je organisatiestructuur. Hangt het ergens binnen de organisatie, of is het een los initiatief? Wil je samen met andere netwerken in de regio optrekken? Brainstorm over dit soort vragen en zet wat duidelijke richtlijnen op papier.

3. Zoek een ambassadeur in je management

Zorg voor draagvlak bij het management. Wat voor budget er is binnen de organisatie beschikbaar voor de activiteiten van het netwerk. Kijk en luister daarbij goed naar welke uitgangspunten het management voor ogen heeft voor het netwerk. Dit hoeft niet altijd overeen te komen met de uitgangspunten die je zelf hebt opgesteld. Dat kan een effect hebben op de vrijheid van het bepalen van activiteiten.

4. Koppel je plannen aan de doelen van je organisatie

Wat voor plannen, missies en visies zijn er al binnen de organisatie? Het werkt als je jouw netwerk en het doel koppelt aan bestaande doelen en activiteiten die al georganiseerd worden binnen de organisatie. Op die manier kan je rekenen op meer medewerking vanuit de rest van de organisatie.

5. Wees herkenbaar in je communicatie

Zorg voor een herkenbare naam van je netwerk en een mooi logo. Zorg ook voor een algemeen e-mailadres en intranetpagina. Zo ben je bereikbaar en kun je jonge ambtenaren bereiken. Zorg ook dat je een elevator pitch achter de hand hebt, om op ieder moment je netwerk te kunnen promoten.

Informeer vervolgens HR over het netwerk. Zij kunnen nieuwe jonge ambtenaren wijzen op het bestaan van het netwerk. Daarnaast kun je het bestaan van het nieuwe netwerk natuurlijk ook via het management of bijvoorbeeld intranet en nieuwsbrief kenbaar maken. 

6. Vorm een kernteam voor je bestuur

Vorm een bestuur van minimaal drie actieve en enthousiaste collega’s. Zo kun je samen sparren en activiteiten onderling verdelen. Ga daarbij in gesprek met je leidinggevende over je inzet voor het netwerk. Spreek af of je inzet voor het netwerk uit eigen tijd komt, of dat je er werkuren voor mag gebruiken.

7. Combineer inhoud en ontspanning in je activiteiten

Zeker in de opstartfase is het belangrijk ontspanning met inhoud te combineren. Men moet elkaar immers nog leren kennen. Denk bijvoorbeeld aan een workshop met een borrel als afsluiting.

8. Houdt het simpel en begin klein!

Een nieuw netwerk staat niet meteen. Het duurt even voordat je alle jonge ambtenaren hebt bereikt. Laat je netwerk allereerst groeien met laagdrempelige activiteiten. Ga één keer per maand samen lunchen. Of organiseer een borrel met jonge ambtenaren binnen jouw (deel)organisatie.

Maak ook gebruik van competenties en talenten van collega’s: de één bouwt de beste feesten, de ander heeft net een leuke opleiding afgerond waar hij of zij enthousiast een workshop over kan geven. Denk daarbij ook aan het gebruik van je oudere, meer ervaren collega’s. Zij kunnen vertellen over hun ervaringen met grote projecten of bijvoorbeeld een pub quiz houden over mijlpalen die de organisatie de afgelopen 30 jaar heeft behaald.

9. Beter goed gejat dan slecht verzonnen

Je hoeft het niet alleen te doen. Hier kun je zien welke organisaties met een JAN bij jou in de buurt liggen. Netwerken vertellen vaak graag over hun ervaringen en alles wat ze organiseren. Zij hebben zeker tips voor bijvoorbeeld leuke activiteiten en manieren om leden te werven.

10. Reken op kritische geluiden van collega’s

In sommige organisaties ligt een JAN gevoelig. Waarom hebben jullie wel een eigen netwerk met jongeren en wij als ouderen niet? Waarom ben ik niet welkom op jullie borrels? Bereid je hier op voor en bedenk hoe je hiermee om wil gaan. Je hoeft natuurlijk niet iedereen boven de 35 jaar bij de deur weg te sturen tijdens een activiteit.